Módulo Pólizas

En este módulo encontrarás toda la producción de tu agencia, centralizada con todas las compañías, ramos, vendedores y sedes que tengas.

Tienes 3 opciones:

  1. Pólizas: visualizas y gestionas todas las pólizas

  2. Pólizas de cumplimiento y judicial: Diseñado para que administres pólizas de cumplimiento de muy baja cuantía y que generalmente se expiden en grandes volúmenes.

  3. Remisiones: Este módulo te mostrará el resumen de remisiones que se han generado a las pólizas; tanto las que tienes activas como anuladas.

3.1. Pólizas: En la parte superior encontrarás 2 botones que te permiten crear 3 tipos de póliza:

  1. Póliza individual: Un único riesgo vinculado a la póliza

  2. Póliza colectiva: Cuando se incluyen en un mismo número de póliza varios riesgos y el tomador es el que paga la prima de todos los riesgos.

  3. Póliza agrupadora: Cuando se incluyen en un mismo número de póliza varios riesgos y cada uno de los riegos paga la prima de forma diferente.

    • Cada una de las pólizas de los riesgos de la agrupadora, en Softseguros se llaman pólizas “hijas” que son las mismas pólizas individuales pero vinculadas a la agrupadora.

3.1.1 FILTROS EN PÓLIZAS:

Puedes usar los filtros para buscar y encontrar más fácil las pólizas:

  • Inicialmente encontrarás un campo de texto, el cual consiste en buscar por la palabra o letras que pongas en ese capo, podrás buscar por: Riesgo, nombre, documento, número de póliza

  • Podrás buscar por beneficiario seleccionando la opción como lo muestra en la siguiente imagen

  • Puedes filtrar también por fecha según el parámetro que elijas, Softseguros buscará en el rango de fechas que elijas en desde/hasta:

    • Producción: Buscará por fechas de inicio de vigencia

    • Vencimientos: Buscará por fechas de fin de vigencia

    • Creación: Buscará por fechas en las que fueron creadas en la plataforma

    • Expedición: Buscará por fechas de expedición de la póliza.

  • Cuando presiones el botón Filtros, en la misma barra de filtros, podrás especificar la búsqueda que haces discriminando por:

    • Aseguradoras

    • Vendedores

    • Ramos

    • Estado de pólizas

    • Sedes

    • Tipo de pólizas: Individual, agrupadora, colectiva, hijas.

    • Las que tienen o no documentos adjuntos

    • Las que tienen pagos creados

    • Categorías

3.1.2. Pre visualización Pólizas En la parte inferior de los filtros encontrarás el listado de pólizas, aquí podrás pre visualizar información relevante de cada uno de ellas.

  • Inicialmente encuentras 4 pestañas: Pólizas, anexos, riesgos y eliminadas; aquí podrás visualizar simultáneamente qué información tienes en cada una según el filtro que hayas aplicado.

De cada póliza podrás visualizar:

  • 1.En la parte izquierda en círculo identificarás fácilmente el tipo de póliza:

I: Individual; C: Colectiva; A: Agrupadora; H: Hija.

  • 2.En la parte central visualizarás N° de póliza, aseguradora, ramo, cliente, estado en cartera, etc.

  • 3.Si te paras sobre los valores que se muestran sobre el botón azul “Acción” Softseguros te mostrará que corresponde a la prima neta, comisión y prima total.

  • 4.Podrás también visualizar cuántos documentos digitales tiene cargado cada póliza, en el ejemplo nos muestra que son 2 documentos. (Icono ubicado al costado izquierdo del botón azul “Acción”. Si das clic sobre este icono podrás visualizar y descargar los documentos.

  • Pestaña anexos: te mostrará los anexos (inclusiones o modificaciones a la póliza) de la póliza que se estén visualizando según el filtro que tengas aplicado.

  • Riesgos: Todos los riesgos que pertenecen a las colectivas que se estén visualizando en la pestaña póliza.

  • Eliminadas: Todas las pólizas que hayas eliminado las podrás encontrar en esta pestaña.

3.1.3 Acciones Globales: Este botón te permite realizar acciones globales sobre las pólizas que tengas seleccionados; ten en cuenta que en el extremo izquierdo puedes seleccionar todas las pólizas rápidamente.

Podrás exportar a Excel la información, generar una remisión con varias pólizas (siempre y cuando pertenezcan al mismo cliente), eliminar y cambiar estados de pólizas.

3.1.4 ACCIÓN: Al presionar el botón azul “Acción” ubicado en cada póliza, tendrás más opciones para cada póliza en específico:

  • Renovar: Cuando la póliza cumple su fin de vigencia o con anterioridad se va a renovar, presionas el botón “Acción” sobre la póliza, seguidamente la opción renovar; en este momento Softseguros crea una póliza nueva para que le sea actualizada la información según la renovación, le podrás cambiar el N° de póliza, aseguradora, ramo, etc.

Simultáneamente Softseguros dejó la póliza que estaba vencida en estado DEVENGADA, esto con el fin de que se conserve la póliza anterior y la puedas consultar en cualquier momento.

  • Generar remisión: Una vez presiones esta opción se generará una carta de cobro al cliente que lleva consecutivo, el logo e imagen corporativa de la agencia y un resumen de la póliza para que sea enviada al cliente como notificación de cobro del valor de la póliza. Estas remisiones se visualizarán también desde la opción 3 de pólizas.

  • Crear Tarea: Puedes crear tareas para ti o personas de la agencia que vayan relacionadas con una póliza, puedes crearlas desde el botón azul “Acción”

  • Añadir observaciones: Con esta opción podrás agregar comentarios los cuales se verán reflejadas cuando ingresas a la póliza en” Bitácora de Pólizas”.

  • Historial de renovaciones: Si das click en esta opción podrás visualizar vigencias anteriores.

3.1.5 CREAR PÓLIZA INDIVIDUAL Podrás crear una póliza individual en Softseguros desde el botón de la barra azul superior “Crear póliza” o desde el botón azul “+Póliza Individual”

El formulario de póliza individual está conformado por 8 pestañas así:

  1. Datos de la póliza:

Aquí encontrarás los campos que se requieren para crear la póliza: # de póliza, estado, aseguradora y ramo, asegurados, vendedor, fechas de vigencia y forma de pago.

  • Una vez elijas la aseguradora y el ramo, Softseguros calculará la comisión según él % que hayas definido previamente en la configuración de la licencia (ir a +MÁS/ Configuración de agencia/ramos).

  • El cliente lo podrás elegir de la barra desplegable que se muestra a medida que vas ingresando letras, si el cliente ya está creado; si es cliente nuevo, lo puedes ingresar desde el botón verde “+Crear”.

Más información en el ramo: cuando eliges el ramo, softseguros mostrará un campo azul de más información que desplegará un nuevo formulario para que complementes la información del riesgo:

Por ejemplo, aquí mostramos los campos adicionales del ramo “autos”:

  • A continuación, te mostramos el cálculo de comisión de la agencia una vez le ingresas el valor de la prima y gastos de expedición:

En el campo “Porcentaje de comisión” podrás editar el porcentaje si cambia el que ya se tenía configurado, marcando el campo “editar” se aplicará exclusivamente para esa póliza.

  • Información del vendedor, presionando el botón azul +, podrás incluir los vendedores de esa póliza.

Seguidamente visualizarás un formulario en el cual podrás elegir de una barra desplegable los vendedores que ya tienes creados. (MÁS/ Configuración de agencia/Vendedores).

En este ejemplo, a esta póliza se asignará como vendedor Academia Softseguros, su % de comisión es 70% y no tiene porcentaje de retención en la fuente.

El campo “Comisión sobre”: te permite elegir si le aplicarás la comisión al vendedor sobre la prima neta (Prima) o sobre la comisión que recibe la agencia (Agencia).

  • Información de pagos: En este espacio defines forma y medio de pago, adicional a esto DEBES CREAR los pagos que se VERÁN EN CARTERA.

Forma de pago:

  1. Puede ser de contado (un solo pago).

  2. Fraccionado (la aseguradora financia la póliza y la agencia recibe la comisión parcial).

  3. Financiado (se involucra una financiera (la agencia recibe la comisión completa en la cuota inicial).

Medio de pago: Define qué herramienta se usará para realizar el pago, tarjeta de crédito, débito, cheque, etc.

Creación de pagos:

Crear un pago: Puedes crear un solo pago, por el valor total o cuando hay cuota inicial, así:

  • En la parte superior se visualiza el valor total de la prima y de la comisión.

  • Eliges la fecha límite del pago

  • En el campo (Anexo opcional), eliges si ese pago corresponde a la póliza o a un anexo.

  • En el campo valor a pagar pones el valor que corresponda:

    • Si es fraccionado: Valor de la cuota inicial

    • Si es contado: El valor total de la póliza que ya viene predeterminado.

  • En el campo comisión a recibir:

    • Si es fraccionado: Pones la comisión total

    • Si es contado: Dejas la comisión total que se fija automáticamente.

2. Crear varios pagos: con esta opción creas cuando son varias cuotas, cada uno de los pagos que se verán reflejados en cartera. Esta opción se usa cuando se pagará financiada o fraccionada la póliza.

  • En el campo número cuotas: defines cuantos pagos se crearán.

  • En fecha límite de pago, eliges la fecha de la primera cuota si es fraccionado o la fecha de la segunda cuota si es financiado, ya que para este caso ya se tuvo que haber creado la cuota inicial.

  • En el campo valor a pagar, Softseguros calcula el valor de cada cuota.

  • Campo comisión a recibir: este campo se calcula proporcional al campo de la cuota.

Una vez queden creados los pagos se visualizarán las cuotas así:

Puedes editar el pago que ya está creado desde el botón “editar” o “eliminar” desde el botón azul que está sobre cada pago.

B. ANEXOS: Esta pestaña te permite crear a la póliza las inclusiones o modificaciones, debes tener en cuenta crear el pago al anexo si este implica un valor adicional o negativo en la prima de la póliza.

  • Para crear el anexo deberás ingresar los campos según el documento entregado por la aseguradora.

  • El campo “renovable sí”, una vez esté activado genera alerta de renovación, si no se activa no generará alerta.

    Está diseñado principalmente para anexos o prórrogas de pólizas de cumplimiento, cuando es necesario que se genere la alerta del vencimiento del anexo o hacer seguimiento a la prórroga.

  • Anexos negativos: cuando el anexo implica un negativo en la prima de la póliza y por ende una comisión negativa para la agencia y el vendedor, deberás incluir un “-” cuando incluyas el valor de la prima.

Ejemplo: En la imagen a continuación se visualiza que la comisión se calcula negativa según el valor de prima negativa.

Una vez guardas el anexo, Softseguros te sugiere crear el pago, ya que este debe quedar creado para que sea gestionado desde cartera y en liquidación de comisiones, el proceso es igual a crear un pago en la póliza.

C. Archivos: En esta pestaña le cargarás a tus clientes los documentos digitales: Tarjeta de propiedad, caratula de póliza, comprobantes de pago, sarlaft, etc.

Deberás asignarle un nombre, elegir un tipo: Tarjeta de propiedad, póliza, comprobante de pago etc.; buscar en el computador dónde lo tienes guardado y cargarlo a Softseguros.

D. Tareas: En este espacio se visualizarán las tareas que se hayan gestionado vinculadas a esta póliza. E. Remisiones: Puedes buscar, imprimir, anular las remisiones que le has creado a esta póliza; desde esta pestaña también puedes crear nuevas remisiones dando click en el botón de “Añadir Remisiones”

F. Bitácora de cobro: Desde esta pestaña puedes ver observaciones o acuerdos de pago que se han ingresado desde el módulo de cartera (cobranza)

G. Bitácora Póliza: En esta pestaña puedes ver las observaciones ingresadas antes de ingresar a la póliza desde el botón de acción “Añadir observaciones”

H. Historial de cambios: En esta pestaña podrás ver las modificaciones de información que le han realizado a la póliza.

Softseguros te muestra fecha, hora y que usuario realizo la modificación.

I. Siniestros: En esta pestaña podrás visualizar los siniestros que se le han creado desde el módulo de siniestros a esta póliza.